Cel procedury
Celem procedury jest umożliwienie bezpiecznego zgłaszania informacji o naruszeniach prawa, zasad wewnętrznych lub standardów etycznych związanych z działalnością HR & Employment Sp. z o.o., a także zapewnienie poufności i ochrony osobom dokonującym zgłoszeń.
Kto może dokonać zgłoszenia
Zgłoszenia może dokonać osoba, która uzyskała informację o możliwym naruszeniu w kontekście związanym z pracą lub współpracą ze spółką, w szczególności pracownik, kandydat do pracy, współpracownik, kontrahent, podwykonawca albo osoba świadcząca usługi na rzecz spółki.
Jakie sprawy można zgłaszać
Zgłoszenie może dotyczyć w szczególności naruszeń prawa, zasad compliance, nadużyć, nieprawidłowości organizacyjnych, działań sprzecznych z interesem spółki, zagrożeń dla bezpieczeństwa, ochrony danych osobowych, konfliktów interesów lub prób ukrycia takich działań.
Kanały zgłoszeń wewnętrznych
Zgłoszenia wewnętrzne można kierować w następujący sposób:
– e-mailowo na adres: sygnalisci@hr-employment.pl
– pisemnie na adres korespondencyjny spółki z dopiskiem „Poufne – sygnaliści”
– po wcześniejszym uzgodnieniu także w formie spotkania bezpośredniego
Obsługa zgłoszenia
Po otrzymaniu zgłoszenia potwierdzamy jego przyjęcie, o ile sposób zgłoszenia umożliwia kontakt zwrotny. Zgłoszenie jest następnie analizowane, a jeśli to potrzebne, podejmowane są działania następcze i wyjaśniające, z zachowaniem poufności oraz zasady ograniczonego dostępu do informacji.
Poufność i zakaz działań odwetowych
Chronimy tożsamość sygnalisty, osób wskazanych w zgłoszeniu oraz innych osób, których dane pojawiają się w sprawie. Nie akceptujemy działań odwetowych wobec osób zgłaszających naruszenia w dobrej wierze.
Zgłoszenia anonimowe
Co do zasady preferujemy zgłoszenia zawierające dane kontaktowe, ponieważ ułatwia to ich rzetelną analizę i przekazanie informacji zwrotnej. Zgłoszenia anonimowe mogą zostać rozpatrzone, jeżeli zawierają wystarczające informacje do podjęcia działań wyjaśniających.
Dane osobowe w procedurze sygnalistów
Dane osobowe przetwarzane w ramach obsługi zgłoszeń są ograniczane do zakresu niezbędnego do przyjęcia, analizy i prowadzenia działań następczych. Szczegółowe zasady ochrony danych opisuje nasza Polityka Prywatności oraz informacje RODO.
Kontakt w sprawach ochrony danych
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych w ramach procedury zgłoszeń można skontaktować się z IOD: r.pr. Maja Sobocińska-Dura, biuro@msdlegal.pl, +48 530 540 005.